Zamówienia publiczne realizowane zgodnie z zasadą konkurencyjności w perspektywie unijnej 2021–2027

Realizacja projektu współfinansowanego ze środków unijnych wiąże się z koniecznością spełnienia szeregu wymogów i wytycznych, które mają na celu zapewnienie, że publiczne pieniądze będą wydatkowane w sposób przejrzysty, efektywny i racjonalny, a potencjalnym wykonawcom zostanie zapewnione równe i uczciwe traktowanie. Reguły te są szerzej znane pod hasłem zasady konkurencyjności. Ich przestrzegania umożliwia wypełnienie tzw. warunków kwalifikowalności, tj. takich, które pozwalają na prawidłowe rozliczenie i refundację wydatków ponoszonych w ramach projektów unijnych. Podstawowym dokumentem, na podstawie którego instytucje oceniają prawidłowość realizacji projektu są „Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków” publikowane przez Ministerstwo Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej.

 

W związku z nową perspektywą finansową UE na lata 2021-2027 przedstawiono kolejną, zaktualizowaną wersję Wytycznych, charakteryzujących kwalifikowalność wydatków w okresie 01.01.2021 r. – 31.12.2029 r. Poniżej przedstawiamy omówienie najważniejszych wytycznych zasdy konkurencyjności.

W przypadku zamówień, których szacunkowa wartość jest równa lub wyższa niż 50 tys. zł należy stosować tzw. procedurę „zasada konkurencyjności”, której celem jest zapewnienie zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowanie wykonawców, a także działanie w sposób przejrzysty i proporcjonalny.

Poza zamówieniami nieprzekraczającymi kwoty 50 tys. zł, stosowanie zasady konkurencyjności nie jest wymagane w przypadku:

• zamówień których przedmiot jest określony w art. 9 – 14 PZP,
• zamówień dotyczących realizacji zadań publicznych przez organ administracji publicznej na podstawie art. 5 ust. 2 pkt 1 ustawy o działalności pożytku publicznego,
• zamówień udzielanych zgodnie z przepisami prawa, które wyłączają stosowanie ustawy PZP,
• wydatków rozliczanych za pomocą metod uproszczonych oraz finansowania niepowiązanego z kosztami,
• zamówień udzielanych przez Beneficjentów wybranych w trybie określonym w ustawie z dnia 19.12.2008 r. o partnerstwie publiczno-prywatnym lub w ustawie z dnia 21.10.2016 r. o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi do realizacji projektu hybrydowego,
• zamówień udzielonych lub postępowań wszczętych przed złożeniem wniosku o dofinansowanie w przypadku projektów, które otrzymały pieczęć doskonałości,
• zamówień dotyczących usług świadczonych w zakresie prac B+R prowadzonych przez osoby fizyczne wskazane w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie,
• zamówień dotyczących usług wsparcia rodziny i systemu pieczy zastępczej, sąsiedzkich usług opiekuńczych, usługi opiekuńcze i specjalistyczne usług opiekuńcze w miejscu zamieszkania – świadczone osobiście przez osoby wskazane lub zaakceptowane przez uczestnika projektu.

Ponadto można nie stosować zasady konkurencyjności jeśli:

• nie da się zachować wymaganych terminów składania ofert lub wymagane jest natychmiastowe udzielenie zamówienia z uwagi wyjątkową sytuację lub na pilną potrzebę udzielenia zamówienia, niewynikających z winy Zamawiającego, których nie można było przewidzieć,
• zamówienie ze względów technicznych może być wykonane tylko przez jednego wykonawcę, ponieważ obiektywnie istnieje tylko jeden możliwy Wykonawca albo przedmiot zamówienia jest objęty ochroną praw wyłącznych, które posiada tylko jeden Wykonawca,
• zamówienie może być dokonane na szczególnie korzystnych warunkach w związku z likwidacją innego podmiotu, postępowaniem egzekucyjnym lub upadłościowym,
• zamówienie jest dokonywane na giełdzie towarowej w rozumieniu przepisów o giełdach towarowych,
• zamówienie jest udzielane przez placówkę zagraniczną w rozumieniu przepisów o służbie zagranicznej,
• zamówień udzielanych na potrzeby własne jednostki wojskowej,
• przypadków określonych w art. 214 ust. 1 pkt 11-14 Pzp w stosunku do podmiotów wskazanych w tym przepisie,
• zamówienie jest udzielane wykonawcy wybranemu zgodnie z zasadą konkurencyjności na dodatkowe dostawy, polegające na częściowej wymianie dostarczonych produktów lub instalacji albo zwiększeniu bieżących dostaw lub rozbudowie istniejących instalacji, a zmiana wykonawcy prowadziłaby do nabycia materiałów o innych właściwościach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność techniczną lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i utrzymaniu tych produktów lub instalacji (czas trwania umowy w sprawie zamówienia na dostawy dodatkowe nie może przekraczać 3 lat).

Do określenia szacunkowej wartości danego zamówienia należy wziąć pod uwagę wszystkie zamówienia w całym projekcie, które łącznie spełniają trzy przesłanki tożsamości:

• usługi/dostawy/roboty budowlane są tożsame rodzajowo (podobne) lub funkcjonalnie (tożsamość przedmiotowa),
• możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie (tożsamość czasowa),
• możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego Wykonawcę (tożsamość podmiotowa).

Wartość netto zamówień spełniających łącznie powyższe przesłanki jest podstawą do określenia w jakim trybie powinno zostać zrealizowane zamówienie. Szacowanie powinno zostać udokumentowane np. notatką z szacowania lub zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie.

W perspektywie finansowej 2021–2027 całość komunikacji w postępowaniu ofertowym (ogłoszenie zapytania ofertowego, składanie ofert, komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami) odbywa się pisemnie za pomocą Bazy Konkurencyjności (BK). Jedynymi dopuszczalnymi wyjątkami w tym zakresie są sytuacje, w których informacji nie można przesłać poprzez BK (np. wymagają one narzędzi, plików innych materiałów nieobsługiwanych przez BK lub nie możliwych do przesłania przez BK), a także w sytuacji gdy jest to konieczne z uwagi na potrzebę ochrony informacji szczególnie wrażliwych (której nie można zapewnić przy użyciu BK).

 

Publikowane przez Zamawiającego zapytanie ofertowe powinno zawierać co najmniej takie informacje jak:

• Opis przedmiotu zamówienia, który należy opisać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, uwzględniając wszystkie okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Nie powinien odnosić się on do znaków towarowych, patentów, pochodzenia źródła lub procesu, który charakteryzuje produkty konkretnego Wykonawcy – chyba, że niemożliwe jest bez zastosowania takich określeń precyzyjne opisanie przedmiotu zamówienia. W takim wypadku należy jednak umieścić dodatkowo określenie „lub równoważne”.
• Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełnienia (np. sytuacja ekonomiczna i finansowa Wykonawcy, jego wiedza i doświadczenie, posiadane zasoby ludzkie i techniczne, które będą wykorzystane do realizacji zamówienia). Muszą one być związane z przedmiotem zamówienia i proporcjonalne do niego.
• Kryteria oceny ofert wraz z wagami punktowymi lub procentowymi oraz opisem sposobu przyznawania punktacji. Muszą one być związane z przedmiotem zamówienia oraz sformułowane w sposób jednoznaczny. Nie mogą one dotyczyć właściwości Wykonawcy, a szczególnie jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej, finansowanej oraz doświadczenia.
• Termin i sposób składania ofert, przy czym minimalny termin w przypadku dostaw i usług wynosi 7 dni, a w przypadku robót budowlanych 14 dni. Należy go wydłużyć do co najmniej 30 dni, w przypadku gdy szacunkowa wartość zamówienia przekracza 750 000,00 EUR dla dostaw i usług oraz 5 382 000,00 EUR dla robot budowlanych.
• Termin realizacji zamówienia.
• Informację na temat zakazu konfliktu interesów.
• Określenie warunków istotnych zmian umowy, o ile Zamawiający przewiduje możliwość takich zmian.
• Opis części zamówienia, jeżeli Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.
• Informacje dotyczące ofert wariantowych, jeżeli Zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie.

Dopuszczalna jest zmiana treści zapytania ofertowego przed upływem terminu składana ofert, Zamawiający musi jednak o niej (o jej zakresie) poinformować w zapytaniu ofertowym oraz przedłużyć termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian.

 

 

Po zakończeniu postępowania ofertowego należy w Bazie Konkurencyjności umieścić informację o wynikach postępowania, która musi zawierać nazwę wybranego Wykonawcy, jego siedzibę (miejscowość) oraz cenę najkorzystniejszej oferty.

Należy również sporządzić pisemny protokół z postępowania o udzielenie zamówienia, zawierający co najmniej:

• wykaz wszystkich otrzymanych ofert,
• wykryte przypadki konfliktu interesów i podjęte w związku z tym środki albo informację o braku występowania konfliktu interesów,
• informację o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu o ile takie warunki były stawiane,
• informację o punktacji przyznanej poszczególnym Wykonawcom za spełnienie poszczególnych kryteriów oceny,
• uzasadnienie rezygnacji z dopuszczenia możliwości składania ofert częściowych (jeśli nie dopuszczono),
• powody odrzucenia ofert (jeśli dotyczy),
• wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru albo powodów, dla których Zamawiający postanowił zrezygnować z udzielenie zamówienia,
• imiona i nazwiska osób, które wykonywały czynności w postępowaniu,
• datę sporządzenia protokołu,
• załączniki (dokument potwierdzający szacowanie wartości zamówienia, oświadczenia o braku powiązań osobowych i kapitałowych, dowód ogłoszenia zapytania ofertowego wraz ze złożonymi ofertami oraz wymiany informacji pomiędzy uczestnikami postępowania.

Protokół należy udostępnić na wniosek Wykonawcy.

 

Z Wykonawcą wybranym w ramach postępowania ofertowego należy zawrzeć umowę w sprawie zamówienia w formie pisemnej lub elektronicznej. Może ona zostać zawarta na całość zamówienia lub tylko na jego część (jeśli Zamawiający dopuszczał składanie ofert częściowych).

W sytuacji gdy wybrany Wykonawca odstąpiłby od podpisania umowy – Zamawiający może ją zawrzeć z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu ofertowym uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.

 

Z kolei w przypadku prawidłowego zastosowania zasady konkurencyjności, ale braku otrzymania ofert lub otrzymania jedynie ofert podlegających odrzuceniu – umowę można zawrzeć z Wykonawcą wybranym z „wolnej ręki” (bez ponownego stosowania zasady konkurencyjności), przy zachowaniu pierwotnych warunków zamówienia.

 

Istotnych zmian umowy w stosunku do treści wybranej oferty można dokonać wyłącznie jeśli:

• zostały one przewidziane w zapytaniu ofertowym („warunki zmiany umowy”),
• dotyczą realizacji dodatkowych dostaw, usług lub robót budowlanych o ile stały się niezbędne oraz spełnione zostały warunki:
  • zmiana Wykonawcy nie może zostać dokonana z powodów ekonomicznych lub technicznych,
  • zmiana Wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów dla Zamawiającego,
  • wartość zmian nie przekracza 50% pierwotnie określonej w umowie wartości zamówienia,
• zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy i zostały spełnione warunki:
  • jej konieczność jest spowodowana okolicznościami, których Zamawiający (działając z należytą staranności) nie mógł przewidzieć,
  • jej wartość nie przekracza 50% pierwotnie określonej w umowie wartości zamówienia,
• Wykonawcę ma zastąpić nowy Wykonawca:
  • w wyniku sukcesji, przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego Wykonawcy – o ile nowy Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania zasady konkurencyjności,
  • w wyniku przejęcia przez Zamawiającego zobowiązań Wykonawcy względem jego podwykonawców,
• zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy, a łączna wartość zmian jest mniejsza niż 5 382 000,00 euro w przypadku robót budowlanych, a 140 000,00 euro w przypadku dostaw i usług i jednocześnie jest mniejsza od 10% pierwotnej wartości zamówienia w przypadku dostaw i usług oraz 15% w przypadku robót budowlanych.

Przez istotną zmianę należy rozumieć taką zmianę, która powoduje, że charakter umowy zmienia się w sposób istotny w stosunku do pierwotnej umowy – w szczególności jeśli zmiana wprowadza warunki, które gdyby były znane wcześniej to mogłyby mieć wpływ na rozstrzygnięcie postępowania ofertowego, a także jeśli zmiana narusza równowagę ekonomiczną stron umowy na korzyść Wykonawcy albo w sposób znaczny rozszerza lub zmniejsza zakres świadczeń i zobowiązań wynikających z umowy